蔡家伟:成为企业数字办公产品经理,从洞察需求开始

来源:房讯网 时间:2023-01-10 点击次数:277次 作者:成都写字楼网

  11月22日,OffiSmart Summit上海国际智慧办公及空间管理峰会在上海浦东卓美亚喜玛拉雅酒店成功举办,以“聚焦行业生态格局焕新,赋能智慧办公全面落地”为主题。此次峰会由上海国际智慧办公展览会(SSOT)主办,全联房地产商会写字楼分会联合主办。

  知行晓政CEO蔡家伟先生从企业行政、IT、采购、HR这些终端客户需求的角度出发做分享,提到“5W2H分析法”,从方法论逐个分析企业在智慧办公上的需求到底是怎样的,包括数字化转型、低碳办公生活方式等。

  以下为部分蔡总发言:

  大家好,我们公司知行晓政就是专注在企业行政、IT、采购、HR这些终端客户做私域运营的平台,我们给他们提供各种各样的服务,包括内容、咨询、职业成长以及企业所需要的各种供应商。

  基于这样的平台,我们非常地关注企业在办公上各种需求,包括数字化转型、低碳办公生活方式等等。所以SSOT在之前跟我沟通的时候特别希望我能够从企业终端客户的需求做一些分享。

  提到产品经理,今年有很有意思的现象,有很多的企业行政、企业地产、FM这些部门他们都在招聘自己的产品经理,这件事情是让我有点吃惊和意外的,也有很多来自各种厂商、解决方案的乙方,他们的人也有很多跳槽到甲方做他们关于办公的产品经理。

  为什么会出现这样一个角色呢?聊到产品经理我们的角色都是这样的,要不像乔布斯一样做产品,像苹果这样的智能硬件他称之为产品经理,要么像张小龙做数字化的软件应用。这类产品在我们传统的理解里都是要销售的、偏业务型的经理才叫产品经理,但是对于企业行政、FM运营、地产RE等等,我们过去一直说我们要有用户思维、运营思维,要懂用户的需求,没想到这一天来得这么快,我们做后台服务的角色他们都开始转型做产品经理了。

  这是我们平台服务的行政、FM包括企业地产RE以及HR等等,这些后台服务人员的运营整个服务生态,从地产开始,做地产的租赁、基建、装修、运营服务和员工服务,是整个企业全生命周期的,整个办公场景是相当复杂以及相当多元,并且在复杂的生态当中还有各种不同的决策人,有老板、员工、行政、FM这样管理职能的人,也有来自客户外部的人。作为一个真正做智慧办公的产品经理应该怎样做策略的思考?怎样成为真正优秀合格的产品经理呢?

  我们既然要做产品经理就要用最专业的思维去分析,这有一个“5W2H分析法”,料需求要从方法论挨个分析企业在智慧办公上的需求到底是怎样的,我们可以具体来看。

  一、WHAT?所谓何事?

  我们考虑智慧办公之前要考虑最重要的问题是当下企业经营和发展过程当中我们面对的问题是什么,以及当下阶段我们核心需求、核心目标是什么,只有理解清楚我们的目的、需求才能真正地为后续所有的工作制定方案、指明方向、形成战略性思考。

  过去我们聊过很多企业办公的需求,这边没有显示全,包括我们过去经常聊的,要做体验,要加强办公的体验,让员工获得更多的便利性和幸福感,以及过去我们经常说通过智慧办公提高品牌的形象、提高雇主品牌等等。但是随着社会需求不断的迭代,随着我们不断地发展,我们的需求做了倾斜。现在我们考虑的是怎样做效率的提升以及怎样控制成本,出于安全的考量,以及现在的环境,我们有远程办公和灵活办公的需求,在双碳的背景下我们要做节能减排,达到碳中和。每一个企业在发展过程中面临的需求不一样以及当下的问题不一样,我们就会在后续做智慧办公落地的时候形成截然不同的解决方案。

  这是第一步,与其告诉大家我们当下的需求是什么不如告诉大家你具体的分析方法是什么。

  二、WHY?为什么要做智慧办公?

  刚才我们做了分析需求,我们有需求我们就要降低成本,提高效率,一定要做智慧办公吗?并不是,智慧办公是实现目的的手段而不是目的,降本等效有一万种方法,所以这个时候我们要考虑智慧办公的不可替代性和理由,比如说有些老板说只有些功能只有智慧办公的技术手段才能实现,或者是投入产出比很高的手段,我们要想清楚在当下阶段基于当下的需求为什么选择智慧办公,只有这个问题想清楚了我们说服自己才说服老板,才能在后期持续工作中把握方向,才不会走偏。

  三、WHO?为谁服务?

  有老板、员工、中后台职能部门、客户等等,不同人群对于智慧办公考量点是不一样的,对于最终产生效果反馈的话语权也是不一样的,真正对这件事情产生影响的是谁?有可能是老板,也有可能是员工,员工吐槽很难受,员工在群里说这个东西不好用行政面临的挑战是非常大的,作为产品经理要考虑清楚我们产品最终为谁服务,怎样解决员工在未来所有工作过程中有可能产生的问题。在座有很多智慧办公解决方案的厂商,如果我们能够站在行政的角度,站在这些决策人的角度考虑他们所考虑的问题,替他们想到未来员工可能会发生哪些问题,或者老板有哪些挑战,我们就会跟这些决策人员有更好的沟通。

  四、WHEN?要多少时间?

  时间也是成本,不仅仅是资本投入是成本,时间更是。对于一个公司来说我们要了解我们公司愿意为智慧办公投入多长时间,因为任何智慧办公的产品都不是一蹴而就的,我们需要给他们阶段来实施,并且了解他们这些产品落地时间是多少。我们不能一蹴而就要优先做什么,然后一步步迭代,这样才能以后跟老板更好的汇报,才能落地实施有更好的效果。

  五、WHERE?在哪做?

  了解到时间的规划我们要看具体到哪个场景去做,对于这一块我更愿意参考腾讯在内部管理系统搭建有一个“十字象限”方法论。从需求最低到需求最高,这是横坐标;第二是投入产出比最好效果的纵坐标,从效果投入产出比最低到投入产出比最高。

  对于做决策人来说优先需求最强以及效果最好的象限,有哪些属于这个象限?可能从整个能效的角度,如果要提高需求就需要节约成本,要低碳,基于能源的管理可能就是当下优先级最高的场景。如果对于员工的办公需求和办公体验最关注的,我们就要把投入产出和需求最强的地方放在这个地方。

  任何一个方法都并不是空穴来风,都并不是拍脑门来决策的,有一个非常严谨的方法论,我们按照这个逻辑来思考。

  一、HOW?我们怎样做?要用哪些技术?

  我对于技术的了解远远没有大家这么深,之所以讲技术,现在做智慧办公技术非常多,不同的技术对应不同的产出效果,对于企业来说到底选用哪些技术,可能一个功能有多种技术都能满足。

  有一个例子,一个企业需要解决每一个卫生间坑位的被占情况,可以通过红线外以及感应的方式,这家公司研究的以及供应商推荐的方式是通过红外线传感器监测里面运动动态选择每一个坑位被使用的情况,这个技术首先是成本蛮高的,每一个格间都要布置传感器。另外一个问题是有时候传感器并没有那么灵敏,比如人在里面有一段时间没有运动传感器就监测不到,会有误差。他们考量市面上非常多的技术,最后选择了非常笨和传统的方法就是在门锁上装控制器,门锁一关就知道这个卫生间被人使用了,最后发现这个不仅节约成本而且准确率特别高。我们要真正了解解决这个问题的最高性价比是什么。

  二、HOW MUCH?花多少钱?

  在现在的形势下企业都在考虑如何降本增效,如何降低成本。对于我们厂商和服务商来说,面对企业客户来说一定要帮助企业思考这个问题,怎样能够在我们方案里尽量帮助企业节约成本,帮助他们达到最好的效果,这一定是企业最希望看到的。

  我想分享一个我之前参观的案例,在北京龙湖的智慧总部,我当时参观这个项目觉得非常好,整个项目是城市更新旧改的项目,从项目基建的时候就把智慧办公运用到了极致,以及在后期运营过程中,在智慧运营的部分也达到了非常好的效果,同时关注了员工的需求,达到了一系列智慧的场景。

  我之所以放龙湖案例并不是龙湖智慧办公案例多么超前和未来感,我觉得他做得好的地方就是他运用产品经理的思维打造了非常符合他企业需求的智慧办公体验。

  首先第一个,从智慧服务的角度来讲,他们给员工提供自主的工卡机,员工可以通过这台机器自主更改自己工卡上的照片、补办丢失的工卡等等,这样既可以节约企业的服务成本,也可以极大地便利员工,包括他有自动的终端机给员工提供发票报销的便利,员工不需要把发票交给财务了,员工线上提交发票,线下把发票投递到机器里面当天下午就可以报销,非常方便。

  他做智慧办公就是为了节约成本,他在财务测算当中把每一个投入,包括智慧闸机的投入,都会核算到几年时间人力成本上去,从而计算是不是节约更多保安的人力、接待的人力等等。

  我个人认为,他们能够真正站在企业需求以及员工需求打造的智慧办公的体验,并不追求所谓高大上或者花哨。

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